Von der Excel-Liste zum Online-Katalog: So einfach geht's für Baumschulen

Fragt man Baumschulen, wo ihr Sortiment eigentlich „verwaltet" wird, lautet die ehrliche Antwort meistens: in einer Excel-Tabelle. Eine Spalte für den Namen, eine für die Topfgröße, eine für den Preis — gewachsen über Jahre, oft von mehreren Personen gepflegt. Diese Liste ist mehr wert, als viele glauben: Sie ist bereits die halbe Arbeit für einen Online-Katalog.

Was Ihre Excel-Liste bereits hat

Eine typische Baumschul-Sortimentsliste enthält in der Regel:

• Botanischer und deutscher Name der Pflanze
• Topfgröße oder Wurzelballen-Angabe
• Preis, oft gestaffelt nach Größe
• Verfügbarkeit oder Lagerbestand, mehr oder weniger aktuell gepflegt

Das ist genau das Grundgerüst, das ein Online-Katalog braucht. Der Fehler, den viele Baumschulen machen, ist zu denken, ein digitaler Katalog müsse komplett neu und von Grund auf aufgebaut werden. In Wahrheit ist die Excel-Liste der Ausgangspunkt, nicht das Hindernis.

Diese Fehleinschätzung ist auch der Hauptgrund, warum sich viele Betriebe jahrelang vor dem Umstieg drücken. Der gedankliche Aufwand — „wir müssten ja alles neu eintippen" — wirkt größer als er tatsächlich ist, sobald man weiß, dass eine bestehende Liste als direkte Grundlage dient statt als Ausgangspunkt für eine komplette Neuerfassung.

Was für einen Online-Katalog noch fehlt

Drei Dinge sind in den meisten Sortimentslisten nicht enthalten, aber für einen Katalog wichtig:

Fotos. Eine Zeile mit „Acer palmatum, 60-80 cm, 45 €" sagt einem Kunden wenig, solange er die Pflanze nicht sieht. Wie Sie ohne Fotografen zu katalogtauglichen Bildern kommen, beschreibt der Artikel Professionelle Produktfotos für Baumschulen ohne Fotograf.

Beschreibungstexte. Ein kurzer Satz zu Standort, Wuchsform oder Verwendungszweck hilft Kunden bei der Entscheidung — und ist gleichzeitig Text, den Google indexieren kann.

Kategorien. Eine flache Liste mit hundert Zeilen ist für Kunden schwer zu überblicken. Eine Struktur nach Verwendungszweck oder Pflanzentyp macht den Katalog navigierbar.

Keiner dieser Punkte bedeutet, dass Sie bei null anfangen. Sie ergänzen eine bestehende Grundlage, statt eine neue zu schaffen.

Muss meine Liste vorher aufgeräumt werden?

Eine häufige Sorge ist, die eigene Excel-Liste sei „zu unordentlich" für einen Import — gewachsen über Jahre, mit doppelten Einträgen, uneinheitlicher Schreibweise bei botanischen Namen, Spalten, die mal so und mal anders benannt sind. In der Praxis ist das seltener ein Problem, als viele befürchten. Die meisten Baumschul-Listen folgen trotz kleinerer Unstimmigkeiten einer erkennbaren Grundstruktur: Name, Größe, Preis stehen fast immer irgendwo drin, auch wenn die Spaltenüberschriften variieren.

Ein perfekt aufgeräumtes Dokument ist keine Voraussetzung. Sinnvoller ist es, die Liste so abzugeben, wie sie im Alltag tatsächlich genutzt wird, statt vorher Wochen mit Datenpflege zu verbringen, die den eigentlichen Umstieg nur verzögert. Offensichtliche Dopplungen oder klar veraltete Zeilen lassen sich vorab entfernen, wenn das schnell geht — alles andere lässt sich auch nach dem Import noch bereinigen.

So läuft die Umwandlung in der Praxis ab

Schritt 1: Liste bereitstellen. Sie übergeben Ihre bestehende Excel-Datei — egal ob sauber strukturiert oder über Jahre gewachsen mit ein paar Unstimmigkeiten in der Formatierung. Ein Warenwirtschaftsexport funktioniert ebenso.

Schritt 2: Import. Botanify übernimmt die technische Umwandlung der Liste in Katalogeinträge. Sie müssen nicht jede Pflanze einzeln von Hand in ein Formular eintippen — das ist der Schritt, der bei einem Eigenaufbau normalerweise die meiste Zeit kostet.

Schritt 3: Fotos und Beschreibungen ergänzen. Für die Pflanzen, bei denen bereits Fotos vorliegen, werden diese eingebunden. Fehlende Bilder lassen sich nach und nach nachziehen, priorisiert nach den meistverkauften Sorten.

Schritt 4: Kategorien festlegen. Gemeinsam wird die Struktur festgelegt, nach der Kunden im Katalog navigieren — meist orientiert an Verwendungszweck oder Pflanzentyp statt an reiner botanischer Systematik.

Schritt 5: Katalog geht live. Der Katalog ist online, durchsuchbar, im eigenen Look Ihrer Baumschule.

Was mit unvollständigen Daten passiert

Nicht jede Zeile in einer gewachsenen Excel-Liste ist vollständig — bei manchen Sorten fehlt der aktuelle Preis, bei anderen die genaue Größenangabe. Das muss den Umstieg nicht aufhalten. Ein Katalog kann mit unterschiedlichem Vollständigkeitsgrad live gehen: Pflanzen mit vollständigen Daten sind sofort mit allen Details sichtbar, bei anderen lässt sich zunächst mit einer allgemeineren Angabe starten, bis die genauen Werte nachgetragen sind. Wichtiger als hundertprozentige Vollständigkeit am ersten Tag ist, dass der Katalog überhaupt online geht und danach kontinuierlich verbessert wird.

Was danach passiert

Nach dem Start pflegen Sie den Katalog direkt selbst — ohne erneut eine komplette Liste hochzuladen. Eine Pflanze ist ausverkauft: als solche markieren. Ein neues Sortiment kommt im Frühjahr dazu: ergänzen. Das ist der Punkt, an dem sich der Aufwand der initialen Einrichtung auszahlt, weil die laufende Pflege danach überschaubar bleibt. Mehr dazu im Artikel Sortiment immer aktuell halten.

Was Sie selbst vorbereiten können, wenn Sie Zeit sparen wollen

Auch wenn der Import die eigentliche Datenübernahme übernimmt, gibt es ein paar kleine Vorbereitungen, die den Ablauf beschleunigen:

• Eine Spalte pro Information. Wenn Größe und Preis in derselben Zelle stehen (z. B. „60-80 cm, 45 €"), lässt sich das trennen, ist aber kein Muss — nur ein Zeitgewinn.
• Vorhandene Fotos sammeln. Existieren bereits Handyfotos oder alte Katalogbilder, hilft es, diese in einem Ordner pro Pflanzensorte griffbereit zu haben.
• Eine grobe Kategorie-Idee im Kopf. Sie müssen keine fertige Struktur mitbringen, aber eine erste Vorstellung — etwa „wir denken in Hecken, Bäume, Stauden, Kübelpflanzen" — beschleunigt das gemeinsame Festlegen der Kategorien.

Keiner dieser Punkte ist eine Voraussetzung. Sie sind lediglich Möglichkeiten, den eigenen Anteil am Prozess etwas zu verkürzen, falls Zeit ein knapper Faktor ist.

Ein Praxisbeispiel

Eine Baumschule in Niedersachsen pflegte ihr Sortiment über Jahre in einer Excel-Datei mit rund 250 Zeilen — gewachsen, mit ein paar doppelten Einträgen und uneinheitlicher Schreibweise bei den botanischen Namen. Statt die Liste vor der Übergabe komplett zu bereinigen, wurde sie so verwendet, wie sie war. Der Import übernahm die Grunddaten, die Baumschule ergänzte in den folgenden Wochen Fotos für die zwanzig meistverkauften Sorten zuerst. Der Katalog war innerhalb weniger Tage online — mit vollständigen Daten für die wichtigsten Pflanzen, und dem Rest des Sortiments folgend.

Rückblickend war für den Betrieb überraschend, wie wenig Zeit tatsächlich intern investiert werden musste. Der größte Teil der Arbeit — die Übernahme der Grunddaten aus der bestehenden Liste — lag außerhalb des eigenen Tagesgeschäfts. Was blieb, war die schrittweise Ergänzung von Fotos und Beschreibungstexten, verteilt über mehrere Wochen statt in einem einzigen aufwendigen Projekt.

Fazit

Der Weg von der Excel-Liste zum Online-Katalog ist kürzer, als die meisten Baumschulen annehmen. Die Sortimentsdaten sind meistens schon da — was fehlt, sind Fotos, Beschreibungen und eine sinnvolle Struktur, die sich Stück für Stück ergänzen lassen. Mit Botanify Catalogue übernimmt der Import die Grundarbeit, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen. Einen vollständigen Überblick über das Thema digitaler Katalog bietet unser Leitfaden für Baumschulen.