Van Excel-lijst naar online catalogus: in één middag geregeld

Vraag een kwekerij waar het assortiment eigenlijk wordt bijgehouden, en het antwoord is bijna altijd: in Excel. Een kolom voor de naam, een voor de pot- of containermaat, een voor de prijs — opgebouwd over jaren. Die lijst is meer waard dan vaak gedacht wordt: het is al het grootste deel van het werk voor een online catalogus.

Wat uw lijst al bevat

Een typische assortimentslijst heeft doorgaans:

• Botanische en Nederlandse naam van de plant
• Pot- of containermaat
• Prijs, vaak gestaffeld per formaat
• Voorraad of beschikbaarheid, min of meer actueel bijgehouden

Dat is precies de basis die een online catalogus nodig heeft. De aanname dat een digitale catalogus helemaal opnieuw en van nul moet worden opgebouwd, klopt in de praktijk niet. De Excel-lijst is het startpunt, niet het obstakel.

Wat er nog ontbreekt

Drie dingen staan meestal niet in een assortimentslijst, maar zijn wel nodig voor een catalogus:

Foto's. Een regel met "Acer palmatum, 60-80 cm, € 45" zegt weinig zonder beeld. Hoe u zonder fotograaf aan bruikbare foto's komt, leest u in Professionele productfoto's voor kwekerijen.

Beschrijvingen. Een korte zin over standplaats, groeivorm of toepassing helpt klanten bij hun keuze — en is tegelijk tekst die Google kan indexeren.

Categorieën. Een platte lijst met honderden regels is voor klanten lastig te overzien. Indeling op toepassing of plantsoort maakt de catalogus navigeerbaar.

Moet mijn lijst eerst worden opgeschoond?

Een veelgehoorde zorg is dat de eigen Excel-lijst "te rommelig" is voor een import — over jaren gegroeid, met dubbele regels, wisselende spelling van botanische namen, kolommen die soms anders heten. In de praktijk is dat minder vaak een probleem dan gedacht. De meeste kwekerijlijsten volgen ondanks kleine onregelmatigheden een herkenbare basisstructuur: naam, maat en prijs staan vrijwel altijd ergens in, ook als de kolomkoppen wisselen.

Een perfect opgeschoond bestand is geen vereiste. Beter is het om de lijst aan te leveren zoals hij dagelijks daadwerkelijk wordt gebruikt, in plaats van eerst weken te besteden aan opschonen dat de eigenlijke overstap alleen maar vertraagt.

Zo verloopt de omzetting

Stap 1: lijst aanleveren. U levert uw bestaande Excel-bestand aan, ook als het over de jaren wat rommelig is geworden. Een export uit uw bedrijfssysteem werkt net zo goed.

Stap 2: import. Botanify verwerkt de lijst tot catalogusitems. U hoeft niet elke plant apart in een formulier in te voeren — dit is de stap die bij zelfbouw doorgaans de meeste tijd kost.

Stap 3: foto's en beschrijvingen aanvullen. Waar al foto's beschikbaar zijn, worden die direct gebruikt. Ontbrekende beelden vult u aan, te beginnen bij de best verkopende soorten.

Stap 4: categorieën bepalen. Samen wordt de indeling vastgesteld waarop klanten navigeren — meestal op toepassing of plantsoort, niet op botanische systematiek.

Stap 5: catalogus live. De catalogus staat online, doorzoekbaar, in de huisstijl van uw kwekerij.

Wat er gebeurt met onvolledige gegevens

Niet elke regel in een gegroeide Excel-lijst is compleet — bij sommige soorten ontbreekt de actuele prijs, bij andere de exacte maat. Dat hoeft de overstap niet tegen te houden. Een catalogus kan met een wisselende mate van volledigheid live gaan: planten met complete gegevens zijn direct met alle details zichtbaar, bij andere start u eerst met een algemenere aanduiding tot de exacte waarden zijn aangevuld. Belangrijker dan honderd procent volledigheid op dag één is dat de catalogus daadwerkelijk online gaat en daarna doorlopend wordt verbeterd.

Daarna: zelf bijhouden

Na de start beheert u de catalogus rechtstreeks, zonder opnieuw een volledige lijst te uploaden. Een plant is uitverkocht: als zodanig markeren. Een nieuw seizoen begint: aanvullen. Dat is waar de investering in de opzet zich terugbetaalt — het lopende onderhoud blijft daarna beperkt.

Een praktijkvoorbeeld

Een kwekerij in Gelderland hield haar assortiment jarenlang bij in een Excel-bestand van ongeveer tweehonderd regels, met een paar dubbele items en wisselende spelling van botanische namen. In plaats van de lijst eerst volledig op te schonen, werd hij aangeleverd zoals hij was. De import verwerkte de basisgegevens, en de kwekerij vulde in de weken daarna foto's aan voor de twintig meest gevraagde soorten. De catalogus stond binnen een paar dagen online, met de belangrijkste planten compleet en de rest in aanbouw.

Achteraf viel vooral op hoe weinig tijd er intern daadwerkelijk in ging zitten. Het grootste deel van het werk — de overname van de basisgegevens uit de bestaande lijst — lag buiten het eigen dagelijkse werk. Wat overbleef was de geleidelijke aanvulling van foto's en beschrijvingen, verspreid over enkele weken in plaats van in één groot, tijdrovend project.

Wat u zelf kunt voorbereiden

Ook al neemt de import het eigenlijke werk over, een paar kleine voorbereidingen versnellen het proces:

• Eén kolom per gegeven. Staan maat en prijs in dezelfde cel (bijvoorbeeld "60-80 cm, € 45"), dan is dat te splitsen, maar geen verplichting — alleen een tijdwinst.
• Bestaande foto's verzamelen. Zijn er al telefoonfoto's of oude catalogusbeelden, dan helpt het om die per soort bij de hand te hebben.
• Een globaal idee van categorieën. U hoeft geen kant-en-klare indeling aan te leveren, maar een eerste richting — bijvoorbeeld "wij denken in hagen, bomen, vaste planten, kuipplanten" — versnelt het samen vaststellen van de structuur.

Conclusie

De stap van Excel-lijst naar online catalogus is korter dan de meeste kwekerijen denken. De assortimentsgegevens zijn er meestal al — wat ontbreekt zijn foto's, beschrijvingen en een logische indeling, en die vult u stap voor stap aan. Met Botanify Catalogue verzorgt de import het basiswerk, zodat u niet bij nul begint. Een volledig overzicht van het onderwerp vindt u in onze gids over de digitale plantencatalogus.